5 signes indiquant que vos auditeurs sont sur le point de rejeter vos feuilles de calcul comptables relatives aux contrats de location (et comment y remédier)
Si vous gérez la comptabilité des contrats de location dans des tableurs, vous connaissez ce sentiment d'angoisse qui vous envahit à l'approche de la saison des audits. Vos auditeurs commencent à poser des questions et, soudain, ces formules que vous avez mises au point pendant des mois ne semblent plus aussi fiables.
En réalité, la comptabilité des contrats de location basée sur des tableurs est devenue de plus en plus risquée depuis l'entrée en vigueur des normes ASC 842/IFRS 16. Voici cinq signes avant-coureurs qui indiquent que vos auditeurs pourraient contester votre approche comptable en matière de contrats de location et, plus important encore, ce que vous pouvez faire pour y remédier.
1. Votre piste d'audit ressemble à un roman policier
Lorsque votre auditeur vous demande « Qui a modifié ce taux d'actualisation et quand ? » et que vous ne pouvez pas répondre avec certitude, c'est un signal d'alarme.
Les tableurs offrent des fonctionnalités minimales en matière de piste d'audit. Plusieurs personnes peuvent accéder aux fichiers et les modifier, souvent sans qu'il soit possible de savoir qui a apporté quelles modifications et pourquoi. Selon une étude publiée dans le Journal of Accountancy, environ 88 % des tableurs contiennent des erreurs, dont beaucoup résultent de modifications non tracées.
Mesures à prendre : mettre en œuvre immédiatement des protocoles de contrôle des versions. Au minimum, utiliser des noms de fichiers datés et tenir un journal des modifications. Mieux encore, envisager l'utilisation d'un logiciel de comptabilité des contrats de location spécialement conçu à cet effet, qui suit automatiquement chaque modification à l'aide de tampons utilisateur et d'horodatages.
2. Vos calculs de modification ne correspondent pas à chaque bail.
Les modifications de bail sont le domaine dans lequel la comptabilité sur tableur échoue lamentablement. Lorsque vous modifiez la durée d'un bail ou le montant d'un paiement, la norme ASC 842 exige des calculs de réévaluation spécifiques en fonction du type de modification. Une seule erreur peut entraîner une cascade d'erreurs dans l'ensemble de votre portefeuille.
Si vos auditeurs commencent à vérifier ponctuellement les calculs de modification et trouvent des incohérences dans votre méthodologie, attendez-vous à ce que l'ensemble de vos contrats de location fasse l'objet d'un examen minutieux.
Mesures à prendre : documentez clairement votre méthodologie de modification pour chaque type de bail. Créez des modèles standardisés pour les scénarios de modification courants. Plus important encore, faites vérifier les calculs de modification par un deuxième réviseur avant qu'ils ne soient finalisés.
3. Vous ne pouvez pas prouver rapidement l'exhaustivité
« Comment savoir si vous avez bien répertorié tous vos contrats de location ? » Cette question devrait être facile à répondre. Mais si vous gérez vos contrats de location à l'aide de plusieurs feuilles de calcul, que vous les suivez à travers des fils de discussion par e-mail ou que vous vous fiez à la mémoire de vos collaborateurs, il devient presque impossible de prouver leur exhaustivité.
Le risque n'est pas théorique. Une étude menée par Deloitte a révélé que l'identification et la collecte de données complètes sur les contrats de location restent l'un des principaux défis auxquels les organisations sont confrontées en matière de conformité comptable des contrats de location.
Mesures à prendre : créer un référentiel centralisé des contrats de location, même s'il s'agit au départ d'un simple tableur. Mettre en place un processus de saisie des contrats de location qui recense tous les nouveaux contrats dès leur création. Effectuer régulièrement des exercices de recherche des contrats de location dans tous les services afin d'identifier les contrats de location intégrés et les contrats informatiques parallèles.
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Accéder4. Vos rapprochements prennent des jours (et non des heures)
Lorsque vos auditeurs demandent un rapprochement entre vos soldes de passif locatif et d'actif au titre du droit d'utilisation dans votre grand livre général, combien de temps cela prend-il ? Si la réponse est « plusieurs jours » ou implique des sessions de recalcul frénétiques, vos auditeurs remettront en question la fiabilité de votre processus de clôture de fin de mois.
Les modèles de feuilles de calcul complexes comportant plusieurs feuilles de travail et des formules de liaison complexes sont susceptibles de se rompre. Une seule référence de cellule erronée peut fausser l'ensemble de votre bilan.
Que faire : Simplifiez autant que possible l'architecture de votre feuille de calcul. Intégrez des contrôles de rapprochement automatisés qui signalent immédiatement les écarts. Envisagez de créer une liste de contrôle de fin de mois qui inclut des étapes de validation spécifiques pour les calculs comptables liés aux contrats de location.
5. Vous effectuez toujours vos écritures comptables manuellement
Si vous calculez et saisissez manuellement chaque mois les écritures comptables liées aux contrats de location, vous vous exposez à des risques inutiles. Les processus manuels sont sujets aux erreurs, et les auditeurs le savent.
De plus, à mesure que votre portefeuille de baux s'étoffe, la saisie manuelle devient de plus en plus difficile à gérer. Ce qui fonctionnait pour 50 baux devient ingérable à 200 baux.
Que faire : au minimum, automatisez la préparation de vos écritures comptables à l'aide de macros Excel ou de modèles tirés de vos feuilles de calcul de loyers. Cela réduit les erreurs de transcription et garantit la cohérence. Cependant, la solution la plus fiable consiste à mettre en œuvre un logiciel de comptabilité dédié aux contrats de location qui génère automatiquement des écritures comptables à partir de vos données de location.
Une vision plus large
Ces signes avant-coureurs ont un point commun : les tableurs n'ont pas été conçus pour gérer la complexité des normes comptables modernes en matière de contrats de location. S'ils peuvent convenir pour les petits portefeuilles de contrats de location aux conditions simples, ils deviennent rapidement un risque de non-conformité à mesure que la complexité augmente.
Si vous constatez plusieurs signes avant-coureurs dans cette liste, il est temps d'avoir une conversation honnête avec votre équipe au sujet de votre infrastructure comptable relative aux contrats de location. Vos auditeurs recherchent l'exactitude, l'exhaustivité et le contrôle, trois éléments qui deviennent exponentiellement plus difficiles à démontrer à mesure que vous développez des processus basés sur des tableurs.
La bonne nouvelle ? En traitant ces problèmes dès maintenant, avant que vos auditeurs ne les signalent, vous vous placez dans une position beaucoup plus favorable. Qu'il s'agisse de renforcer vos contrôles sur vos feuilles de calcul ou d'investir dans une technologie spécialement conçue pour la comptabilité des contrats de location, telle que EZ Lease, agir dès aujourd'hui vous évitera des conclusions d'audit douloureuses demain.
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Questions les plus fréquentes sur la comptabilité des contrats de location
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