Étude de cas Longview Tax : Bic

La Société Bic, communément appelée Bic, est une société manufacturière établie à Clichy en France. Fondée par Marcel Bich en 1945, elle est surtout connue pour fabriquer des produits de consommation tels que des articles de papeterie, des briquets et des rasoirs.

De multiples défis : Prix de transfert, déclaration pays par pays et prévision du taux effectif d'imposition (TEI)  

Comme pour de nombreuses multinationales, les données fiscales de BiC étaient réparties entre plusieurs sources, notamment HFM, JD Edwards et d'autres systèmes locaux. Avant de mettre en œuvre Longview Tax, BiC utilisait des processus fastidieux pour rassembler et manipuler les données financières utilisées dans la gestion fiscale. Par exemple, Excel était utilisé pour calculer les commissions versées aux filiales, ce qui nécessitait des saisies manuelles à partir d'autres systèmes financiers pour l'attribution des commissions de gestion. Inna Kostuk, Group Tax Director chez BiC, a déclaré que même s'ils se débrouillaient avec Excel, lorsqu'il s'est agi de mettre en œuvre le reporting pays par pays (CbC) en 2017, ils ont eu besoin d'un outil plus sophistiqué pour rationaliser le processus.

Mme Kostuk a déclaré : "De nombreux processus étaient manuels avant que nous n'utilisions Longview Tax. Cela prenait énormément de temps pour notre petit service fiscal et les contrôles finaux et les différents rapprochements étaient effectués manuellement et prenaient plus de temps que prévu." Ce qui a pris le plus de temps, c'est la récupération des données pour les clés de répartition, car nous avions besoin des données de toutes les entités et leur structure au BIC est vaste et compliquée. Mme Kostuk savait que sa petite équipe de trois personnes ne pouvait pas facilement répondre aux besoins du reporting CbC, en particulier parce que les données requises n'étaient pas automatiquement disponibles dans le système de consolidation du groupe HFM.

L'équipe cherchait un moyen de simplifier et de sécuriser le processus. En cherchant une nouvelle solution, Mme Kostuk a constaté qu'il n'y avait pas grand-chose sur le marché à l'époque. BiC avait besoin d'une solution facile à intégrer dans ses systèmes financiers existants. Les autres solutions envisagées n'étaient pas viables car elles nécessitaient l'assemblage de plusieurs produits ou n'étaient pas assez flexibles pour répondre aux besoins de Mme Kostuk et de son équipe.

Créez une base de données fiscales centralisée grâce à Longview Tax 

Mme Kostuk a déclaré que, grâce à Longview Tax , "ce qui prenait auparavant une semaine pour l'allocation ne prend plus qu'une journée". Elle a ajouté que la partie la plus fastidieuse de la recharge inter-compagnies a été supprimée du processus d'allocation et qu'il est désormais possible de prendre l'ensemble du bilan et du compte de résultat du système de consolidation et de les télécharger directement dansLongview Tax.

Longview Tax a également permis à l'équipe de Mme Kostuk de réduire le risque d'introduire des erreurs humaines dans leur processus. Avant de mettre en œuvre Longview Tax, ils importaient et manipulaient les informations manuellement. Désormais, le chargement des données et les calculs de recharge interentreprises sont effectués automatiquement, de sorte que la probabilité d'erreurs est beaucoup plus faible qu'auparavant. Elle ajoute que son équipe peut désormais "charger de gros volumes de données dans le logiciel et procéder facilement à des ajustements manuels si nécessaire".

Selon Mme Kostuk, le stress lié au fait d'avoir une petite équipe dans un délai serré est que la quantité de travail requise pour une exécution rapide peut parfois être écrasante. "Avec Longview Tax , nous savons que nous pouvons terminer le travail à temps. C'est une chose que toute l'équipe apprécie. Nous sommes maintenant sûrs de pouvoir gérer notre charge de travail".

Un gage de réussite 

Le BiC a constaté un certain nombre d'améliorations à la suite de la mise en œuvre du site Longview Tax, notamment

• Ce qui prenait "une semaine... ne prend plus qu'un jour". Longview Tax offre un gain de temps considérable.
• "La probabilité d'erreurs est faible. Le risque d'erreur humaine est fortement réduit.
• "Nous pouvons gérer notre charge de travail. Les rapports CbC et les calculs complexes sont désormais possibles pour les petites équipes de fiscalistes.
• "La mise en œuvre a été très facile. Les petites équipes peuvent se lancer dans l'aventure.