Controle el gasto con la presupuestación de base cero
Mientras el mundo sale de un año de crisis provocada por una pandemia global, los líderes empresariales de todo el mundo han expresado su optimismo sobre el crecimiento futuro. De hecho, los indicadores económicos parecen positivos, y el mundo parece estar volviendo por fin a una sensación de normalidad.
No obstante, para los directivos empresariales, la contención de costes sigue siendo una prioridad, ya que las empresas están saliendo de la crisis con un mayor compromiso con la disciplina presupuestaria. Según el informeinsightsoftware's 2021 Finance Team Trends, el 38% de los responsables del departamento financiero considera que la reducción de costes es una prioridad tras la pandemia.
En vista de ello, muchos directivos están recurriendo a la presupuestación de base cero, que prescinde de la idea de valores de referencia construidos a partir de cifras de años anteriores. En lugar de empezar con un simple porcentaje de aumento en todos los ámbitos y perfeccionar el presupuesto a partir de ahí, muchos directivos abogan por un enfoque más reflexivo que analice y justifique cada línea en función del valor empresarial que genera.
La mayoría de la gente piensa erróneamente que la presupuestación de base cero es simplemente una filosofía de "empezar de cero". En realidad, se basa en una metodología estructurada que mejora la visibilidad general de los costes, la gobernanza financiera y la responsabilidad en toda la empresa, al tiempo que alinea los incentivos en torno a las principales prioridades estratégicas de la organización. En este sentido, la presupuestación basada en cero es mucho más eficaz que la mayoría de los demás métodos presupuestarios para asignar costes en función de las prioridades más importantes de una organización y de unos resultados bien definidos.
En qué se diferencia la presupuestación de base cero
A menudo se considera que la presupuestación de base cero es un proceso tedioso y lento porque requiere un mayor escrutinio de cada partida, así como una justificación de costes que exige que los gastos estén directamente relacionados con las prioridades estratégicas de la organización. Hasta cierto punto, esto es cierto; la presupuestación de base cero puede requerir más trabajo. Pero con las herramientas adecuadas, que alinean la presupuestación en torno a un proceso estructurado con una colaboración eficaz, no tiene por qué ser así.
Consideremos el método tradicional de presupuestación, en el que se aplica un aumento porcentual estándar en todos los ámbitos, tras lo cual se ajusta el presupuesto a las prioridades de la empresa. Esto es, en esencia, un atajo; establece un presupuesto por defecto en el que cada línea de gasto empieza más o menos al mismo nivel que el año anterior. Por tanto, es bastante fácil centrar la atención en las partidas más grandes que tienen un mayor impacto en el resultado final. Sin embargo, si una cifra es lo suficientemente pequeña como para evitar el escrutinio en medio de la lucha por completar el presupuesto a tiempo, entonces puede permanecer en el presupuesto durante años, incluso si está muy lejos de aportar valor estratégico a la empresa.
Este tipo de presupuestos tradicionales suelen elaborarse con hojas de cálculo. Y aunque las hojas de cálculo tienen muchas virtudes, como su flexibilidad y familiaridad, carecen de las sólidas capacidades de colaboración, control de versiones y funciones específicas para el proceso de planificación y presupuestación. Las hojas de cálculo tienen dificultades para gestionar los datos granulares necesarios para aplicar eficazmente la presupuestación de base cero.
Con las herramientas adecuadas, la presupuestación de base cero se convierte en una disciplina, una metodología bien pensada para garantizar que su empresa siga siendo ágil y eficaz, independientemente de las condiciones económicas externas.
Implantar la presupuestación de base cero en su organización
Para obtener un mayor control sobre los costes con la presupuestación de base cero, los responsables financieros deben empezar con un enfoque intencionado basado en las siguientes actividades clave:
Crear transparencia financiera
Los presupuestos basados en cero tienen que ver con la responsabilidad de los costes. Piense en el proceso que suele seguirse cuando se hace una propuesta interna en su empresa. Se tiene una idea y se elabora un estudio de viabilidad. Se describen los costes, las necesidades de personal, los beneficios esperados y los riesgos potenciales. Presenta la idea a la dirección, que espera su aprobación.
La desafortunada realidad es que en muchas organizaciones no se realiza un seguimiento suficiente para determinar si el caso de negocio resultó o no como se esperaba. ¿Se responsabilizó a los patrocinadores del proyecto de los resultados prometidos? ¿Se ajustaron los costes a las expectativas iniciales? ¿Hubo algún impacto inesperado que no se hubiera tenido en cuenta al proponer el proyecto?
Para que las partes interesadas de toda la organización puedan responder a esas preguntas, necesitan tener visibilidad de la información y las perspectivas. Necesitan poder medir los costes y los resultados de forma clara y eficaz, sin esfuerzos innecesarios. Disponer de las herramientas de información financiera adecuadas es absolutamente esencial como requisito previo para el éxito de cualquier iniciativa de presupuestación de base cero.
Categorizar los costes
Aunque la presupuestación basada en cero exige un mayor escrutinio y justificación de los costes, eso no significa necesariamente que los gestores deban dedicar el mismo tiempo a cada categoría de gastos. Puede ser útil empezar por desglosar los costes en gastos discrecionales y no discrecionales, por ejemplo. Ciertas partidas pueden no ser negociables porque están sujetas a compromisos contractuales, o porque sencillamente no se pueden cambiar. Los impuestos y tasas relacionados con el cumplimiento de la normativa, por ejemplo, no pueden omitirse del presupuesto. Los costes de los servicios públicos, por su parte, son poco flexibles, a menos que la empresa decida cerrar instalaciones o invertir en eficiencia energética.
Algunos costes pueden ser fijos, otros variables y otros pueden ser costes escalonados, que tienden a funcionar más como costes fijos, pero pueden aumentar en incrementos significativos a medida que crece la empresa. Al categorizar estos costes de antemano, es más fácil determinar en qué deben concentrarse el tiempo y la energía del personal cuando se elabore finalmente el presupuesto detallado.
Alineación en torno a prioridades estratégicas
En última instancia, la presupuestación de base cero consiste en examinar cada línea de gasto del presupuesto y plantearse las preguntas "¿Es esto necesario?" y "¿Ayuda a avanzar hacia nuestros objetivos estratégicos como organización?". Para ello, la organización debe tener claro cuáles son los objetivos estratégicos y su importancia relativa. ¿Cuáles son los tres o cinco objetivos principales para el próximo año? Es importante ceñirse a estas prioridades. Después de todo, si todo es importante, entonces nada es importante. Los miembros del personal que participan en el proceso presupuestario deben comprender las prioridades estratégicas de la organización y asegurarse de que las partidas presupuestarias se evalúan en función de su conformidad con dichas prioridades.
Elabore su presupuesto
El siguiente paso es comenzar el trabajo detallado de reunir, desarrollar y refinar los números del presupuesto. Esta es la parte difícil. Los jefes de departamento deben identificar requisitos específicos que encajen con las prioridades estratégicas de la empresa, adjuntar estimaciones de costes y construir un caso empresarial en el que quepa cada uno de esos gastos.
Aunque ésta es la parte más difícil del proceso, también puede ser la más valiosa porque obliga a los directivos a explorar los factores detallados que determinan sus gastos. Para las empresas que adoptan por primera vez la presupuestación de base cero, ésta es también la fase en la que descubren el escaso valor de numerosas partidas de gasto y las descartan en favor de prioridades más importantes.
Control y vigilancia
Ahora es cuando la transparencia financiera adquiere una importancia crítica. Recuerde que en el paso cuatro, se pidió a los jefes de departamento que justificaran sus gastos exponiendo un argumento empresarial claro que se ajustara a los objetivos estratégicos generales de la empresa. La presupuestación de base cero exige que se rindan cuentas de los compromisos adquiridos durante el proceso presupuestario. Exige que el mismo escrutinio aplicado durante el proceso presupuestario se aplique también una vez finalizado el presupuesto.
En efecto, esto nos lleva a cerrar el círculo y volver a la primera etapa del proceso, la transparencia financiera. El gurú de la calidad W. Edwards Deming, gran defensor de las decisiones basadas en datos, dijo célebremente: "En Dios confiamos, los demás aportan datos". En este sentido, las potentes herramientas de información y análisis financiero proporcionan la base esencial sobre la que construir el presupuesto basado en cero.
Para tener éxito con este planteamiento, los directivos deben examinar con lupa las estimaciones iniciales y estar dispuestos a exigir responsabilidades a los empleados por las estimaciones que facilitaron durante el proceso de presupuestación. Con el tiempo, esto ayudará al equipo a juzgar cada caso de negocio con mayor precisión, eliminando el sesgo en el proceso de evaluación de los gastos que deben permanecer y los que deben desaparecer.
La presupuestación de base cero no es necesariamente una propuesta de todo o nada
No es infrecuente que las organizaciones eviten el cambio a la presupuestación de base cero porque les parece abrumador. Para muchos, es un cambio demasiado grande. Los directivos comprenden su valor, pero a menudo prefieren aplazar la adopción de la presupuestación de base cero hasta el futuro. Es una lástima, porque este enfoque ofrece realmente argumentos convincentes para el cambio y, con las herramientas adecuadas de planificación financiera y presupuestación, no tiene por qué ser abrumador en absoluto.
No obstante, muchas organizaciones prefieren adoptar un enfoque gradual para la presupuestación de base cero. Algunas han optado por poner a prueba el proceso de presupuestación de base cero en un único departamento o unidad de negocio. Los directivos más innovadores de la organización suelen ver la oportunidad de extenderlo como una iniciativa departamental, o dentro de una región o filial. Si se empieza por un subconjunto más pequeño de la organización, se puede adaptar la presupuestación de base de forma incremental y argumentar fácilmente a favor de una adopción más amplia en toda la empresa.
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Guía del Director Financiero para la presupuestación de base cero
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