Einblicke in Echtzeit helfen, häufige Probleme bei der Finanzberichterstattung zu beseitigen

22. Januar 2020

Zu Beginn des neuen Jahrzehnts sollten Unternehmen überprüfen, wie gut sie das wichtigste Wirtschaftsgut der heutigen Zeit nutzen: Daten. In den letzten zehn Jahren haben Unternehmen in allen Branchen erkannt, dass Daten der Schlüssel zum Erhalt ihres Wettbewerbsvorteils sind. Sie haben aber auch festgestellt, dass die Umwandlung von Daten in verwertbare Erkenntnisse ein riesiges Unterfangen ist. Wenn man bedenkt, wie viele Stolpersteine und Rückschläge es gebraucht hat, um an diesen Punkt zu gelangen, ist der Beginn des Jahres 2020 der perfekte Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Daten in Zukunft nutzen werden.

Unternehmen müssen jetzt selbstkritisch sein, denn die meisten haben Schwierigkeiten, den in ihren Daten enthaltenen Wert vollständig (oder sogar größtenteils) zu nutzen. In einer kürzlich durchgeführten Deloitte-Umfrage wurden die Befragten beispielsweise gebeten, auf einer fünfstufigen Skala zu bewerten, wie ausgereift sie bei der Nutzung datengestützter Erkenntnisse sind. Nur 10 Prozent der Befragten ordneten sich selbst an der Spitze ein, und weniger als 40 Prozent rangierten unter den ersten beiden. Die Mehrheit der Befragten fiel in die drei untersten Kategorien, was bedeutet, dass sie sich des Potenzials von Daten bewusst sind und es gerne nutzen würden, aber Schwierigkeiten haben, dies in die Tat umzusetzen.

Die Frage ist, warum. Warum tun sich nach mehr als einem Jahrzehnt des Versuchs, datengesteuerte Unternehmen zu werden, immer noch so viele Unternehmen schwer, die ihnen zur Verfügung stehenden Daten zu nutzen? Die Antwort ist in den meisten Fällen, dass sie die falschen Werkzeuge haben.

Um Rohdaten in verwertbare oder strategische Erkenntnisse umzuwandeln, müssen sie in der Regel einen Finanzberichterstattungsprozess durchlaufen, der auf dem ERP-System und einem Heer von statischen Excel-Tabellen basiert. So leistungsfähig diese Programme auch sein mögen, keines von ihnen wurde speziell für die Finanzberichterstattung entwickelt. Infolgedessen ist die Berichterstattung in der Regel ineffizient, fehleranfällig und - was am schlimmsten ist - es fehlt an verwertbaren Erkenntnissen. Wenn man bedenkt, wie viel Zeit, Aufwand und Sorgen viele Unternehmen in das Berichtswesen investieren, ist es kein Wunder, dass sie von den Ergebnissen, die sie aus den Daten gewinnen, nicht überzeugt sind.

Ein neuer Fahrplan für die Finanzberichterstattung

So verbreitet dieses Problem auch sein mag, die Lösung ist überraschend einfach: Nehmen Sie der Finanzberichterstattung die Schwerstarbeit ab. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie, anstatt Berichte "vorbereiten" zu müssen, einfach mit ein paar Klicks die neuesten Zahlen abrufen können. Anstatt sich stunden- oder tagelang durch die Daten wühlen zu müssen, nutzen Sie die gleiche Zeit, um zu untersuchen, was die Daten Ihnen sagen. Das Beste daran ist, dass die einzelnen Benutzer, von der Führungsebene abwärts, die Zügel der Finanzberichterstattung in die Hand nehmen können, ohne dass sie eine spezielle Schulung, IT-Unterstützung oder auch nur Finanzkenntnisse benötigen. Das ist der Unterschied zwischen der mühsamen Suche nach Erkenntnissen und deren Verfügbarkeit auf Abruf.

All dies ist dank der bahnbrechenden Automatisierung möglich. Ein Großteil der Finanzberichterstattung, einschließlich Datenerfassung, -integration, -analyse und -visualisierung, kann jetzt auf Autopilot laufen. Die Automatisierung hat sich sogar so stark beschleunigt, dass sich die Benutzer jetzt auf Echtzeit-Einsichten anstelle von statischen, veralteten Berichten verlassen können.

Der Unterschied ist subtil, aber signifikant. Herkömmliche Berichte sind wie eine Momentaufnahme eines bestimmten Zeitpunkts und Ortes. Sie bieten eine enorme Detailfülle, aber je älter ein Bericht wird, desto weniger relevant sind die darin enthaltenen Erkenntnisse. Erkenntnisse in Echtzeit bewirken genau das Gegenteil: Sie aktualisieren sich automatisch, sobald neue Informationen verfügbar sind. Anders ausgedrückt: Echtzeit-Einblicke bieten die beste Perspektive auf die Unternehmensleistung, weil sie die Bedingungen in diesem Moment aufzeigen und nicht in der letzten Woche, im letzten Monat, im letzten Quartal oder im letzten Jahr.

Jeder würde zustimmen, dass es ein Vorteil ist, über die neuesten Informationen zu verfügen. In der Praxis gehen die Echtzeit-Einsichten jedoch darüber hinaus, indem sie die Probleme lösen, die üblicherweise mit der Finanzberichterstattung verbunden sind, und dabei das wahre Potenzial der Daten freisetzen. Denken Sie an die folgenden Herausforderungen bei der Berichterstattung, die Sie für immer beseitigen könnten.

Einsatz professioneller Buchhalter für das Datenmanagement

Professionelle Buchhalter sind hochqualifiziert und hochbezahlt, doch die Finanzberichterstattung verlangt von ihnen, Zahlen aufzuspüren, mit Datensätzen zu hantieren und mit Tabellenkalkulationen zu hantieren, also mit den grundlegendsten Arten der Datenverwaltung. Im Laufe eines Jahres können Buchhalter Dutzende von Stunden oder sogar Wochen mit dieser Arbeit verbringen, Zeit, die sie für wichtigere und produktivere Dinge nutzen könnten. Einblicke in Echtzeit befreien alle Beteiligten von der Plackerei der Finanzberichterstattung, so dass sie ihre Zeit und ihre Fähigkeiten optimal nutzen können.

Die IT-Abteilung um Hilfe bei allen Aspekten der Berichterstattung bitten

Ein weiteres Hindernis für die zeitnahe Erstellung von Berichten ist die Tatsache, dass allgemeine Berichtstools in der Regel sehr technisch sind und viel Hilfe von der IT-Abteilung erfordern. Dadurch entsteht ein natürlicher Engpass, der den Fluss der Erkenntnisse verlangsamt. Echtzeitdaten beschleunigen den Datenfluss, indem sie die Berichterstattung vereinfachen und die IT-Eingabe automatisieren, so dass die Buchhalter nicht auf andere Abteilungen (oder sogar andere Personen) angewiesen sind, um maßgeschneiderte Berichte zu erstellen. Wenn man den Mittelsmann ausschaltet, vermisst ihn niemand mehr.

Bewältigung von Datenfehlern

Bei jedem Berichterstattungsprozess, der darauf beruht, dass Benutzer Daten manuell bearbeiten, besteht die Gefahr, dass Tippfehler und andere menschliche Fehler die Daten beeinträchtigen. Der Wunsch, die Berichterstattung schnell zu erledigen, um schneller zu Erkenntnissen zu gelangen, erhöht das Risiko solcher Fehler nur. Kleine Fehler können katastrophale Folgen haben, vor allem dann, wenn fehlerhafte Daten zu wichtigen Entscheidungen führen. Bei der Automatisierung der Berichterstellung sind Geschwindigkeit und Präzision nicht mehr umgekehrt proportional. Beides verbessert sich dramatisch, so dass der Bericht am Ende viel vertrauenswürdiger und aussagekräftiger ist.

Ausschluss von KPIs aus abgeschlossenen Berichten

Nachdem sie erkannt haben, dass ein solider Berichterstattungsprozess mehr Ressourcen erfordert, als ihnen zur Verfügung stehen, haben einige Unternehmen beschlossen, sich mit einem verkürzten Prozess zufrieden zu geben. Sie haben ihre wichtigsten Leistungskennzahlen ermittelt und berichten über diese unter Ausschluss aller anderen. So verständlich dieser Kompromiss auch sein mag, er zwingt die Unternehmen dazu, mit Scheuklappen zu arbeiten, die alles ausblenden, außer dem, was direkt vor ihnen liegt. Echtzeit-Einblicke eröffnen den vollen Überblick, indem sie Entscheidungsträger in die Lage versetzen, über alles zu berichten, was sie wollen, und nicht nur über das, wofür sie Zeit haben.

Entscheidungen auf der Grundlage suboptimaler Informationen treffen

Wenn der Berichtsprozess von einem oder mehreren der oben beschriebenen Probleme betroffen ist, führt dies zu Berichten, die nur als suboptimal bezeichnet werden können. Sie haben zu Ablenkungen geführt, kamen zu spät, waren unvollständig und haben viele rote Fahnen ausgelöst. Die Entscheidungsträger suchten nach einer dynamischen und detaillierten Perspektive auf die Daten und bekamen stattdessen etwas, das nur zu Unsicherheit führte. Da Echtzeiteinblicke die Hindernisse für die Berichterstattung beseitigen, werden die besten verfügbaren Erkenntnisse denjenigen zur Verfügung gestellt, die sie benötigen.

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